Solo el 29% de las pymes españolas sobreviven a su quinto año de vida. Según el último informe de la OCDE somos el tercer país europeo, por detrás de Italia y Portugal, con más índice de fracaso empresarial. En un contexto de empresas de producto físico, la gestión interna es un factor de riesgo para las pequeñas y medianas empresas cuando comienzan a crecer, ya que se ven obligadas a contratar a más equipo, ampliar su capacidad logística, tramitar un mayor número de ventas y pedidos o trabajar con un volumen más elevado de datos de clientes.

En esta fase las empresas sufren porque su sistema organizacional comienza a cambiar. Ya no basta con facturar lo suficiente para asumir gastos, las pymes necesitan ser analíticas con su situación para optimizar sus procesos y llevar a cabo una planificación para construir un organigrama que les permita seguir operando de manera eficiente. Además, será crucial que todos los departamentos estén conectados entre sí para evitar perder tiempo y mantener una comunicación efectiva. Para afrontar este desafío, los sistemas de gestión empresarial (ERP), pueden ser una buena solución.

5 aspectos de la gestión interna de tu Pyme que puedes mejorar con un ERP

1. Pedidos y Logística. Con un ERP los tiempos de espera en los pedidos se reducen. Además, permite una mayor trazabilidad, optimización de pasos y personal. En cuanto a la fase logística, el desarrollo de procesos que automatizan y minimizan los errores en los envíos, impacta directamente en la satisfacción de los clientes, convirtiéndose en un KPI importante para la mayoría de negocios. Por último, destacar la importancia en la logística inversa y en la gestión de pedidos de cambio y devolución.
2. CRM. La implementación de un ERP facilita personalizar al máximo la experiencia de cliente, ya que permite unificar las bases de datos y obtener un histórico de las acciones de marketing que se realizan sobre una persona antes de que realice una compra. Además, permite el seguimiento de su comportamiento desde que se materializa la venta, facilitando realizar recomendaciones más acertadas.
3. Almacén. Cuando se tienen diferentes tiendas físicas o, incluso, online, un ERP facilita un control más detallado del inventario y el stock, unificando el almacén para optimizar, por ejemplo, desde dónde se envía la mercancía para que todo el proceso sea lo más rápido, económico y con menor impacto medio ambiental posible.
4. Ventas y financiero. Disponer del departamento de ventas en el ERP aporta una capa más de conocimiento al equipo comercial. Así mismo, el tener conectados los TPV de tiendas físicas con el ERP, permite el acceso a una información valiosa a la hora de mejorar procesos de venta tanto en el canal físico como en el digital. Por otra parte, la integración del equipo financiero es fundamental para obtener una imagen global y conseguir una conciliación de la facturación, ingresos o abonos, evitando tener excels aparte, que pueden hacer perder información. Además, permite a las empresas siempre estar actualizadas a la legislación vigente, como los recientes cambios en la facturación electrónica y la integración con sistemas de declaración fiscal electrónica.
5. Recursos Humanos. La gestión automatizada de las nóminas, vacaciones, control de asistencia y documentación en general de los trabajadores es una motivación importante a la hora de contratar una herramienta de gestión. Aunque existen otras implementaciones especializadas en este área, las empresas que tienen que trabajar con un gran número de departamentos, ven en el ERP una forma de tener toda la información en un solo lugar.

Para las Pymes, implementar un ERP es un paso crucial, ya que requiere de una gran inversión económica y en formación para el equipo. Por eso, es importante la alianza con un buen Partner tecnológico que entienda el momento en el que se encuentra la empresa y sepa alinearse con sus necesidades. El proveedor español Factor Libre, con más de 15 años de experiencia en la desarrollo de ERP a medida para empresas que trabajan con producto físico, propone un sistema de trabajo escalable para acompañar a las empresas en cada una de sus fases de crecimiento con el objetivo de que alcancen la máxima eficiencia posible.

Factor Libre

Factor Libre es una consultora tecnológica española con más de 15 años de experiencia en la creación de ERP a medida para empresas que distribuyen producto. Con soluciones basadas en Odoo, han conseguido desarrollar su propia metodología para atender las necesidades de los clientes con los que trabaja, entre los que destacan marcas de diferentes sectores como: Alain Afflelou, Scalpers, Pompeii, Farma Direct, Foot District o We are Knitters.

Con el objetivo de brindar a las empresas un servicio excelente, Factor Libre cuenta con un programa de formación y un equipo de desarrolladores ubicado en España que, además, participa de forma activa en la OCA (Odoo Community Association) y AEOdoo (Asociación Española de Odoo).